De minimale duur van de overeenkomst is één academiejaar. Als het instrument eerder ingeleverd wordt, kan het reeds betaalde huurgeld voor het lopende schooljaar niet teruggevorderd worden.
Leerlingen die de lessen stoppen of door onregelmatige aanwezigheid worden uitgeschreven, moeten hun instrument inleveren. Het betaalde huurgeld blijft verworven.
Bij voorkeur leerlingen uit de lagere graad kunnen gebruik maken van de verhuurdienst. Als er meer leerlingen starten met een instrument dan er verhuurinstrumenten voorhanden zijn, dan zal aan de leerlingen van de middelbare en/of hogere graad gevraagd worden om het verhuurinstrument in te leveren en zelf een instrument aan te kopen. Bijgevolg wordt erop aangedrongen dat een leerling die de middelbare graad bereikt heeft, zich een eigen instrument aanschaft.
Het afhalen van een instrument gebeurt steeds in aanwezigheid van de instrumentleerkracht.
Betalen gebeurt ten laatste 14 dagen nadat je de betalingsuitnodiging ontvangen hebt.
Een korting van 10 euro per gehuurd instrument wordt toegekend aan leerlingen die tijdens de inschrijvingen recht hadden op het verminderd inschrijvingsgeld (zoals vastgelegd in de omzendbrief "Inschrijvingen en toelatingsvoorwaarden in het deeltijds kunstonderwijs").
Leden van een harmonie of fanfare uit Deinze zijn vrijgesteld van huurgeld.
Onderhoud, schade en herstelling, verlies
De instrumenten worden nagekeken door KADE op eventuele schade voordat ze verhuurd worden.
De verhuurde instrumenten zijn niet verzekerd. De huurder - indien minderjarig: de ouder(s) - is zelf verantwoordelijk voor het verhuurde instrument en is vrij om zelf een verzekering af te sluiten.
De huurder - indien minderjarig: de ouder(s) - is verantwoordelijk voor de herstelling van eventuele schade, bij verlies of bij diefstal.
Onderhoud en herstellingen ten gevolge van slijtage van het instrument gebeuren op kosten van de academie. Kleine herstellingen (bv. vervangen snaar, ... ) gebeuren op kosten van de huurder.
Het instrument wordt pas hersteld na toestemming van de directeur bij een door hem aangeduide hersteldienst. De eventuele herstellingskosten zijn ten laste van de huurder als hij een instrument laat herstellen zonder de toestemming van de directeur.
Tijdens een herstelling wordt - als dit voorradig is - een vervanginstrument voorzien.